Pilot-Anfrage

Vom Flaschenhals zum betreuten KI-Assistenten.

Wir prüfen einen konkreten Arbeitsablauf, richten einen begrenzten Assistenten ein und betreuen den produktiven Betrieb.

Kundensicht

Das Problem ist selten die einzelne E-Mail.

Antworten bleiben liegen

Kunden warten, obwohl alle Informationen irgendwo vorhanden sind.

Kontext geht verloren

Mitarbeiter B muss Tage später erst lesen, was Mitarbeiter A schon geklärt hatte.

Qualität schwankt

Antwortstil, Vollständigkeit und Nachverfolgung hängen stark von der Person ab.

Systeme werden nachgepflegt

CRM-Notizen, Dokumentation und Wiedervorlagen entstehen oft erst im Nachgang.

Zielbild

Der Assistent sorgt für gleiche Vorbereitung und saubere Übergabe.

  • Er erkennt den Vorgang und sammelt den bisherigen Gesprächsverlauf.
  • Er zieht freigegebene Informationen aus CRM, Dokumenten oder Wiki hinzu.
  • Er erstellt einen Antwort- oder Angebotsentwurf im vereinbarten Stil.
  • Er markiert offene Punkte und fordert bei verbindlichen Aussagen eine Freigabe an.
Angebot

Kein Chatbot. Ein eingerichteter Arbeitsablauf.

Rolle

Was erledigt der Assistent, welche Grenzen gelten, wann übernimmt ein Mensch?

Systeme

Postfach, CRM, Wiki, Repository oder Dokumentenablage werden gezielt angebunden.

Qualität

Antwortstil, Quellen, Freigaben, Eskalation und Dokumentation werden definiert.

Betrieb

Zugänge, Server, Monitoring, Updates, Fehleranalyse und Kosten bleiben betreut.

Beispiel

Aus einer Anfrage wird ein prüfbarer Vorgang.

E-Mail-Assistent Bereit zur Prüfung
Betreff: Angebotsanfrage für 40 Arbeitsplätze

Kunde antwortet nach drei Tagen. Der Verlauf, Kundendaten und Anforderungen müssen sofort zusammenpassen.

1. Eingang verstehen: Verlauf und Anliegen erkannt
2. Kontext sammeln: CRM, Wiki und Dokumente geprüft
3. Übergabe vorbereiten: Entwurf, offene Punkte und CRM-Notiz
Antwort und Angebot vorbereitet

Ein Mitarbeiter prüft Inhalt, Preis und Versand.

  • gleicher Antwortstil trotz wechselnder Mitarbeiter
  • weniger doppelte Recherche im Team
  • sichtbare Quellen und offene Punkte
  • keine verbindliche Antwort ohne Freigabe
Pilotumfang

Der Einstieg muss klein genug bleiben, um belastbar zu werden.

1 Prozess

Zum Beispiel Angebotsanfragen, Support-Rückfragen oder Dokumentationsfragen.

1 Eingang

Ein Postfach, Formular, Ticketsystem oder definierter interner Anfragekanal.

1 Wissensquelle

Ein Repository, Confluence/Wiki, Dokumentenbereich oder freigegebene Vorlagen.

Je mehr Konnektoren, desto mehr Aufwand.

Darum wird die erste Umsetzung im Prozess-Check abgegrenzt und erst danach angeboten.

Vorgehen

Vom Check zur produktiven Entscheidung.

1. Prozess-Check

60 bis 90 Minuten: Wunsch, Engpass, Systeme, Risiken und sinnvoller Einstieg.

2. Pilot definieren

Rolle, Datenquellen, Freigaben, Testfälle und Grenzen werden festgelegt.

3. Mit echten Fällen testen

Qualität, Quellen, Antwortstil, Übergaben und Fehlerfälle werden geprüft.

4. Entscheidung treffen

Produktiv nutzen, gezielt erweitern oder ohne langfristige Bindung beenden.

Kontrolle

Sicherheit entsteht durch klare Regeln, nicht durch Versprechen.

  • nur notwendige Berechtigungen
  • getrennte technische Zugänge
  • nachvollziehbare Aktivitäten und Quellen
  • definierte Freigaben und Eskalationen
  • Weiterleitung unsicherer Fälle
  • Backups und Wiederanlauf
  • Kosten- und Fehlerüberwachung
  • Dokumentation für Betrieb und Ausbau
Manipulationsschutz

Eine eingehende E-Mail ist Datenquelle, kein Steuerbefehl.

Das Risiko ist bekannt.

Externe E-Mails oder Anhänge können Anweisungen enthalten, die einen Assistenten vom eigentlichen Auftrag ablenken sollen.

  • Fremde Inhalte werden als untrusted input behandelt.
  • Systemregeln, Rechte und Freigaben dürfen nicht aus E-Mails überschrieben werden.
  • Sensible Aktionen bleiben zustimmungspflichtig oder werden nur vorbereitet.
  • Manipulierte Testfälle gehören vor dem Produktivstart in die Prüfung.
Investition

Transparenter Einstieg ohne Plattformzwang.

Prozess-Check

245 EUR

60 bis 90 Minuten online. Wird bei anschließendem Pilot angerechnet.

Produktiver KI-Assistent

ab 1.450 EUR

In der Pilotphase: begrenzter Assistent, Datenquelle, Tests, Freigaben und Doku.

Laufender Betrieb ab 245 EUR pro Monat. LLM-, API- und Lizenzkosten kommen je nach gewünschtem Modell hinzu.

Laufender Betrieb

Betrieb und KI-Nutzung werden getrennt betrachtet.

CODIKI-Betrieb

Server, technischer Betrieb, Monitoring, Fehleranalyse, Kostenkontrolle, Backups/Wiederanlauf und kleine Wartungsupdates am bestehenden Setup.

Variable Nutzung

OpenAI, Claude, Gemini, n8n, CRM- oder Lizenzkosten hängen von Modell, Nutzung, Datenmenge und gewähltem Setup ab.

Änderungen werden bewusst abgegrenzt.

Neue Konnektoren, neue Prozesse, größere Rollenänderungen oder Modellwechsel mit erneutem Testaufwand werden separat abgestimmt. Bestehende Zugänge wie ChatGPT Plus können geprüft werden, passen aber nicht automatisch zu produktiver API-Nutzung.

Ansprechpartner

Direkte technische Verantwortung.

Fabian Georgi

Fabian Georgi

Über 18 Jahre Software- und Prozesspraxis: Schnittstellen, APIs, Datenbanken, Serverbetrieb, Deployment, Monitoring, Automatisierung und KI-Agenten.

Die Umsetzung wird persönlich begleitet: vom ersten Prozess über die technische Anbindung bis zum laufenden Betrieb.

Nächster Schritt

Welcher Ablauf kostet Ihr Team jeden Monat Qualität?

Bringen Sie einen konkreten Vorgang mit. Im Prozess-Check wird geprüft, ob ein KI-Assistent dort sinnvoll und kontrolliert starten kann.

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