Angaben fehlen
Bestellnummer, Kostenstelle, Leistungszeitraum oder Ansprechpartner sind unklar.
Agenten-Muster
Buchhaltungs-Assistent: Eingangsrechnungen vorbereiten.
Für Rechnungen, Belege und Rückfragen, die heute manuell geprüft, zugeordnet und weitergegeben werden.
Rechnungen kosten Zeit, bevor die Buchhaltung buchen kann.
Belege liegen verteilt
E-Mail, PDF, Bestellung, Lieferschein und Freigabe müssen zusammengesucht werden.
Rückfragen verzögern
Fachabteilung und Buchhaltung klären dieselben Punkte wiederholt.
Freigabe ist Pflicht
Zahlung, Kontierung und sachliche Prüfung bleiben kontrolliert.
Die Rechnung kommt vorbereitet zur Prüfung an.
- Rechnung und E-Mail erkennen und relevante Daten extrahieren
- Bestellung, Lieferant und vorhandene Dokumente zuordnen
- fehlende Angaben oder Abweichungen markieren
- Übergabe an Buchhaltung oder Fachfreigabe vorbereiten
Rechnung erkannt
Lieferant und Bestellung gefunden
Abweichung markiert
Freigabe vorbereitet
Der Assistent bereitet vor, er bucht und bezahlt nicht eigenständig.
Extraktion
Daten aus E-Mail und PDF werden strukturiert vorgeschlagen.
Prüfung
Abweichungen, fehlende Angaben und Dubletten werden sichtbar.
Freigabe
Zahlung, Buchung und finale Bewertung bleiben beim Menschen.
Guter Start: ein Rechnungstyp, ein Eingangskanal.
- ein Rechnungspostfach oder definierter Belegkanal
- ein Lieferanten- oder Rechnungstyp für den Start
- freigegebene Bestell-, Kostenstellen- oder Lieferantendaten
- Regeln für Abweichung, Dublette, Rückfrage und Freigabe
- Testfälle mit echten Rechnungen und erwarteter Übergabe
Welche Rechnungen erzeugen heute die meiste Klärung?
Der Prozess-Check grenzt einen sicheren ersten Buchhaltungsablauf ab.
Rechnungsprozess prüfen