Aufgaben sind unklar
Wer macht was bis wann, steht oft nur in Notizen oder Erinnerungen.
Agenten-Muster
Meeting-Assistent: Ergebnisse sauber nachhalten.
Für Besprechungen, aus denen Aufgaben, Entscheidungen und Nachfass-E-Mails entstehen, aber oft nicht konsequent verfolgt werden.
Nach dem Meeting beginnt die eigentliche Arbeit.
Entscheidungen verschwimmen
Später wird diskutiert, was wirklich beschlossen wurde.
Nachfassen bleibt liegen
Zusammenfassung, Kundenmail oder interne Übergabe kommen zu spät.
Systeme bleiben leer
CRM, Projekttool oder Ticketliste werden nicht sauber aktualisiert.
Aus Gesprächsinhalten werden prüfbare Aufgaben und Übergaben.
Themen und Entscheidungen erkannt
Aufgaben, Verantwortliche und Termine extrahiert
Nachfass-E-Mail vorbereitet
Übergabe an CRM oder Projekttool vorgeschlagen
Der Assistent schreibt nicht die Wahrheit fest, sondern bereitet sie vor.
Zusammenfassung
Inhalte werden strukturiert, aber vom Verantwortlichen geprüft.
Aufgaben
Offene Punkte werden sichtbar und mit Zuständigkeit vorgeschlagen.
Versand
Kundenmails oder Tool-Updates erfolgen nach Freigabe.
Guter Start: ein Meetingtyp mit wiederkehrender Nachbereitung.
- ein Meetingformat wie Kundentermin, Projektstatus oder internes Weekly
- eine Quelle: Notizen, Transkript oder strukturierter Mitschrieb
- Vorlagen für Zusammenfassung, Aufgaben und Nachfass-E-Mail
- klare Freigabe vor Versand oder Systemaktualisierung
- Testfälle mit echten vergangenen Besprechungen
Welche Meetings erzeugen die meiste Nacharbeit?
Der Prozess-Check klärt, welche Nachbereitung sich zuverlässig vorbereiten lässt.
Meetingprozess prüfen