Angebote kommen unterschiedlich
Preise, Lieferzeiten, Bedingungen und Mengen stehen in verschiedenen Formaten.
Agenten-Muster
Einkaufs-Assistent: Lieferantenanfragen vorbereiten.
Für Angebote, Liefertermine, Rückfragen und Vergleiche, die heute in E-Mails und Dokumenten verteilt liegen.
Einkauf verliert Zeit beim Sammeln und Vergleichen.
Rückfragen fehlen
Unklare Angaben werden spät erkannt und verzögern die Entscheidung.
Vergleiche sind manuell
Tabellen, Mails und PDFs müssen per Hand abgeglichen werden.
Entscheidung bleibt menschlich
Lieferantenauswahl, Konditionen und Verhandlung bleiben beim Team.
Der Vorgang kommt als strukturierter Vergleich an.
- Angebote, Liefertermine und Bedingungen extrahieren
- fehlende Angaben und Rückfragen markieren
- Lieferantenantworten gegen Anforderungen vergleichen
- Entscheidungsvorlage und Antwortentwurf vorbereiten
Angebot erkannt
Konditionen extrahiert
offene Punkte markiert
Rückfrage vorbereitet
Der Assistent bereitet Vergleiche vor, entscheidet aber nicht über Lieferanten.
Struktur
Daten aus E-Mail, PDF und Tabelle werden vergleichbar gemacht.
Rückfrage
Fehlende Angaben werden als Entwurf vorbereitet.
Freigabe
Auswahl, Bestellung und Zusage bleiben menschlich kontrolliert.
Guter Start: eine wiederkehrende Angebotsart.
- ein Einkaufspostfach oder definierter Anfragekanal
- eine Produkt- oder Dienstleistungskategorie
- Anforderungen, Vergleichskriterien und Freigaberegeln
- Testfälle aus echten Lieferantenangeboten
- Entscheidung, ob später Tabellen oder ERP angebunden werden
Welche Lieferantenanfragen kosten regelmäßig Zeit?
Der Prozess-Check klärt, ob sich Angebotsextraktion und Rückfragen sicher vorbereiten lassen.
Einkaufsprozess prüfen